Algemeen
Algemeen
Bedrijfsvoering is primair ondersteunend en adviserend aan de organisatieonderdelen, het gemeentebestuur, directie en management. Belangrijke thema's binnen de paragraaf Bedrijfsvoering zijn:
- organisatieontwikkeling
- personeelsbeleid
- samenwerking
- inkooporganisatie
- informatievoorziening en automatisering
- geo informatie en documentbeheer
- juridische kwaliteitszorg
- rechtmatigheid
Organisatieontwikkeling
Doorontwikkeling ambtelijke organisatie
Op 1 januari 2015 zijn we gestart met de nieuwe organisatiestructuur. We hebben afgesproken om de organisatiestructuur na 2 jaar in 2017 te evalueren. De evaluatie heeft geleid tot enkele aanpassingen in de organisatiestructuur. Zo is gebleken dat de knip tussen financieel beleid en financieel beheer niet praktisch was. Daarom is financieel beheer en beleid samengevoegd tot één team Financiën.
De I (informatie) en O (ontwikkeling) zijn van de eenheid Visie en Strategie overgebracht naar de eenheid Bedrijfsvoering. Handhaving is overgebracht naar Publieksdienstverlening. Daarnaast is in verband met de span of control en de span of attention bij een aantal eenheden voor de eenheidsmanager een hulpstructuur ingericht.
Vanaf 1 juli 2017 zijn we gestart met een concerncontroller met een eigen team Interne Controle. Tot die datum was de functie van manager van de eenheid Control en Resultaat gecombineerd met de functie van concerncontroller.
LEAN werken
LEAN werken resulteert in het verkorten van doorlooptijden, het verminderen van werkdruk en efficiënter werken. Het effect van het Lean maken van processen is op verschillende manieren merkbaar in de organisatie en is gericht op de kwaliteit en kwantiteit van onze producten en diensten. Het Lean werken past binnen de kernwaarden van de organisatie, onder andere doordat we gezamenlijk werken aan het collectieve doel. In 2017 zijn door het LeanTeam vijf processen met de Lean methode verbeterd. Daarnaast is de Omgevingsvisie verkend met behulp van de scrum methode.
Twee medewerkers hebben in 2017 de opleiding tot Lean practitioner met goed gevolg afgerond.
Eind 2017 is samen met het Directieteam een training ‘Optimaliseren van Lean werken binnen Dalfsen’ gestart. Het doel van het Lean werken in Dalfsen is dat alle medewerkers in 2019 continu en structureel aan het verbeteren zijn. Met de workshop herijken we de strategische doelen van Lean werken in Dalfsen, zodat duidelijk is waar onze prioriteiten liggen. Maart 2018 is deze workshop afgerond.
Personeelsbeleid
Ziekteverzuim
Als kengetal heeft de directie vastgesteld dat het ziekteverzuimpercentage onder de vijf procent dient te blijven. Per kwartaal wordt het ziekteverzuim bekeken door het management en waar nodig worden maatregelen genomen. Bijvoorbeeld door de inzet van een verzuimcoach. Het ziekteverzuimpercentage in 2017 was 3,24%.
Individueel Keuze Budget (IKB)
Per 1 januari 2017 is als onderdeel van de nieuwe cao Gemeenten het individueel keuzebudget (IKB) ingevoerd. Het IKB sluit aan bij de wens voor meer keuzevrijheid voor medewerkers en is daarmee een stap vooruit in de modernisering van de arbeidsvoorwaarden.
In het IKB zijn diverse op geld te waarderen arbeidsvoorwaarden omgezet in een budget. De individuele medewerker kan dit budget binnen de kaders naar eigen keuze(moment) besteden aan zelf te kiezen arbeidsvoorwaardelijke doelen, zoals vrije tijd of geld.
Banenafspraak
In de afgelopen jaren hebben diverse medewerkers, die tot de doelgroep behoren, een (tijdelijke) arbeidsplaats of stage binnen de gemeente Dalfsen gevonden. In het najaar van 2017 is gebleken, dat overheidswerkgevers de macrodoelstelling voor 2016 om 6.500 banen te creëren niet hebben gehaald. Het kabinet heeft daarom op 8 september 2017 de Tweede Kamer laten weten de quotumregeling voor de overheidswerkgevers te activeren per 1 januari 2018. De quotumregeling houdt in, dat per individuele werkgever wordt gekeken of er voldoende banen zijn gerealiseerd om aan de verplichting te voldoen. De werkgever moet in 2018 1.93% van het totaal aantal verloonde uren besteden aan arbeidsplaatsen voor mensen uit de doelgroep.
Voor Dalfsen betekent de activering van de quotumregeling dat eind 2018 7.000 uur/3,74 fte banen beschikbaar zijn voor en bezet worden door medewerkers uit de desbetreffende doelgroep.
Medewerkersonderzoek
In 2017 zijn door de verschillende eenheden actieplannen opgesteld om tot verbetering van de aandachtspunten uit het medewerkersonderzoek te komen. Een deel van de acties is uitgevoerd en een deel krijgt een vervolg in 2018. Dit proces wordt vanuit het management gemonitord.
Samenwerking
De samenwerking op het gebied van automatisering, personeels- en salarisadministratie (psa) en inkoop met het Shared Service Centrum (SSC) ONS is voorlopig opgeschort. Reden hiervoor was de package deal en de te hoge kosten op dit moment.
Omdat wij samenwerking belangrijk vinden en voor de middellange termijn noodzakelijk achten hebben wij oriënterende gesprekken gevoerd met het intergemeentelijk samenwerkingsverband Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR). Daarnaast hebben wij de contacten met het SSC ONS warm gehouden. Momenteel maken we gebruik van de kennis van DOWR bij de implementatie van het nieuwe personeels- en salarissysteem YouForce.
Daar waar het SSC in het begin vasthield aan een package deal inkoop, psa en automatisering is deze lijn inmiddels losgelaten. Daarom voeren wij opnieuw oriënterende gesprekken over een eventuele samenwerking op het gebied van inkoop en psa met ONS. Samenwerking op het gebied van automatisering is op korte termijn nog niet mogelijk met het SSC.
Inkoopbeleid
Afgelopen jaar hebben we in kaart gebracht hoe wij kunnen toegroeien naar een professionele inkooporganisatie. De gemeenteraad heeft structureel geld beschikbaar gesteld om vanaf 2018 meer formatie te kunnen inzetten op inkoop. Met het SSC ONS zijn wij in gesprek om vanaf medio 2018 aan te sluiten bij hun inkooporganisatie. Fasegewijs kunnen we dan de gewenste verbeteringen doorvoeren. In de praktijk lopen we steeds vaker aan tegen de praktische uitvoerbaarheid van ons eigen inkoopbeleid. Met name de spelregels met betrekking tot de 25 km grensbepaling leiden in de praktijk tot extra handelingen. Een voorbeeld hiervan is het uitvoeren van marktonderzoek bij elke enkelvoudige onderhandse aanbesteding.
Informatievoorziening en automatisering
Benchmark
Om te kunnen vergelijken hoe de gemeente Dalfsen het doet op het gebied van informatievoorziening en automatisering, is in 2017 voor het eerst meegedaan aan de “ICT-benchmark gemeenten” (ICT = Informatie en Communicatie Technologie). De belangrijkste conclusie uit deze benchmark is dat de kosten per inwoner besteed aan ICT ver onder het gemiddelde liggen. De belangrijkste verklaring voor de lagere ICT-kosten is de onderbezetting op personeel, met name op de informatiseringsfunctie, maar ook voor de automatiseringsfunctie. De opstellers van het rapport (van het bureau M&I/Partners) vragen zich af of Dalfsen op termijn haar ICT taak daardoor wel aankan.
Om de ICT toch op niveau te houden is daarom het advies om op dit vlak te gaan samenwerken of fors extra te investeren in de eigen ICT-functie.
I&A Strategie
In opdracht van onze gemeente is M&I/Partners gevraagd een adviesrapport te schrijven over de voor Dalfsen best passende I&A strategie (Informatievoorziening & Automatisering). Gevraagd is zowel de huidige I&A situatie van Dalfsen te beschrijven, alsook aan te geven welke I&A koers Dalfsen het best kan varen, wat die koers vraagt van de gemeentelijke organisatie van Dalfsen en welke vervolgstappen als eerste gezet moeten worden. De belangrijkste aanbevelingen van het rapport zijn om meer aandacht (formatie) en geld te geven aan I&A en het advies om te gaan samenwerken op het gebied van I&A (met de gemeente Zwolle). In 2018 zal de raad gevraagd worden een nieuw bedrijfsinformatieplan vast te stellen.
Werken als één efficiënte overheid
Om efficiënte dienstverlening aan onze burgers en bedrijven te kunnen bieden is het noodzakelijk om aangesloten te zijn op zogenaamde Landelijke Voorzieningen. Hierdoor worden gegevens tussen verschillende overheidsorganisaties en bijvoorbeeld zorgaanbieders slim uitgewisseld. Door aan te sluiten op de “mijn overheid” site is het mogelijk om inwoners digitaal van post te kunnen voorzien. Technisch is de aansluiting op deze site gerealiseerd zodat daar gebruikt van kan worden gemaakt.
Informatiebeveiliging
Elk jaar moeten wij ons verantwoorden over de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen. In 2017 is dit voor het eerst gebeurd met een nieuwe audit systematiek: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Deze nieuwe systematiek maakt het beantwoorden van de uitvraag over informatieveiligheid gemakkelijker en efficiënter.
Voorheen waren er aparte audits voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling , Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet).
De verantwoording van ons college aan uw raad zal in de loop van 2018 plaatsvinden middels een collegeverklaring en een audit-rapport.
Geo-informatie en documentbeheer
Naverkenningsronde basisregistraties
In het eerste kwartaal van 2017 heeft een extern bedrijf middels het vergelijken van luchtfoto’s een naverkenningsronde voor de basisregistratie Adressen & Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) uitgevoerd. Enerzijds om te voldoen aan de wettelijke volledigheidseisen die de basisregistraties met zich meebrengen, anderzijds om illegale dan wel vergunningsvrije bouwwerken in kaart te brengen in het kader van de VTH-taken van de gemeente.
Hierbij is samenwerking gezocht met Waterschap Drents-Overijsselse Delta, als bronhouder van bepaalde BGT-objecten binnen de gemeentegrens van Dalfsen, en met het GBLT, voor het in kaart brengen van dakkapellen en andere bouwwerken die van invloed kunnen zijn op de WOZ-waardebepaling.
Kwaliteitszorg
In het laatste kwartaal van 2017 is gestart met de nieuwe methodiek van het ministerie van BZK voor de zelfevaluatie van de BAG en de BGT. Deze zelfevaluatie sluit aan op de ENSIA methodiek en richt zich op de borging van de processen rondom de BAG en de BGT en de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de gegevens.
Beeldmateriaal
Als uitbreiding op de loodrechte luchtfoto, is in oktober 2017 een tweejarig contract afgesloten voor het gebruik van panoramafoto’s.
Daarnaast hebben we in 2017 zogenaamde Oblique-foto’s afgenomen. Dit zijn luchtfoto’s genomen in een hoek van 45 graden, welke met name in het buitengebied een toegevoegde waarde leveren voor ruimtelijke ontwikkeling, VTH-taken en de bijhouding van de wettelijk verplichte basisregistraties.
Via de interne vieweromgeving zijn deze beelden organisatie breed te raadplegen.
Juridische kwaliteitszorg
(Pre)mediation/informele behandeling
In 2017 is net als in de voorgaande jaren, bij ingekomen bezwaarschriften ingezet op informele behandeling door met behulp van (pre)mediationgesprekken tot een voor alle betrokkenen aanvaardbare oplossing te komen. De concrete resultaten staan verwoord in het jaarverslag van de vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften.
Hiernaast is in 2017 verder gewerkt aan een interne ‘mediationpool’. De insteek hiervan is, dat de deelnemers als gespreksleider ingezet kunnen in de primaire fase van de besluitvorming. Dus voordat er een bezwaarschrift is ingediend. Hiermee wordt een impuls gegeven aan het (door eigen kracht) bereiken van breder gedragen oplossingen in (potentiële) geschilsituaties. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de gesprekken zich uitbreiden naar terreinen waar de gemeente geen partij is of geen bevoegdheden heeft.
Quick scan legal audit
Eind 2016 zijn de uitkomsten van de Legal Quick Scan bekend geworden. Een aantal organisatorische verbeterpunten konden nog direct worden meegenomen bij de evaluatie van de organisatie en zijn in de loop van 2017 in de organisatie doorgevoerd. Een aantal andere punten zijn verwerkt in een actieplan wat de komende jaren verder zal worden uitgewerkt en opgepakt.
Wob-verzoeken
Nadat de afgelopen jaren het aantal Wob-verzoeken behoorlijk was toegenomen, leek er in 2016 een stabilisering in het aantal Wob-verzoeken te hebben plaatsgevonden. Hoewel er geen centrale coördinatie/registratie meer plaatsvindt van inkomende Wob-verzoeken, lijkt er voor 2017 nu sprake te zijn van een daling van het aantal Wob-verzoeken (met name van de bij grotere aantallen gemeenten tegelijkertijd ingediende verzoeken) en van vermoedelijk ‘oneigenlijke’ Wob-verzoeken.
Wet open overheid
Op 19 april 2016 heeft de Tweede Kamer het Wetsvoorstel open overheid aangenomen. De verwachting was dat dit wetsvoorstel ook op korte termijn in de Eerste Kamer zou worden behandeld. Het wetsvoorstel brengt een groot aantal (extra) registratie- en openbaarmakingsverplichtingen voor gemeenten met zich mee. Deze wet zou op termijn de Wet openbaarheid van bestuur moeten gaan vervangen. Vanwege commotie over de uitvoerbaarheid van deze wet, heeft de Minister van BZK destijds opdracht gegeven voor een impactanalyse van de wet.
Nadat eind 2016 de uitkomsten van een Quick Scan Impactanalyse van deze wet op rijksniveau bekend werden, zijn in de loop van 2017 ook de uitkomsten voor de impact voor decentrale overheden bekend geworden. De impact en kosten lijken zeer fors uit te vallen. Daarom is de Eerste Kamer verzocht om de behandeling van het wetsvoorstel tijdelijk aan te houden.
Omgevingswet
De implementatie van de Omgevingswet in Dalfsen gaat in de tweede helft van 2018 van start. In 2017 stond de voorbereiding op de implementatie centraal. Uw raad heeft de Streefbeelden Omgevingswet vastgesteld, waarmee een inhoudelijke koers is aangegeven voor de invoering van de Omgevingswet. Daarnaast is gewerkt aan zes projectplannen en een programmaplan die samen de leidraad vormen voor de implementatie van de Omgevingswet in Dalfsen. Ook hebben we geïnvesteerd in het informeren en activeren van medewerkers en bestuur, door het organiseren van streefbeeldensessies, scrumsessies, een lunchbijeenkomst, kettinginterviews en een escaperoom.
Rechtmatigheid
Bij rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen juridische rechtmatigheid en de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole gaat het om de financiële beheershandelingen en moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Begrotingsafwijkingen en overschrijdingen worden in de regel vooraf door middel van begrotingswijzigingen door de raad geautoriseerd. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Wanneer een wijziging niet meer in het jaar zelf is voorgelegd zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Door het vaststellen van de jaarrekening door de raad waarin die uitgaven wel zijn opgenomen, worden de betreffende uitgaven alsnog geautoriseerd.
Lasten overschrijding programma | Begrotingsafwijking | Onrechtmatig, telt niet mee in het oordeel | Onrechtmatig, telt wel mee in het oordeel |
Programma 2 (totaal € 8.000) | De overschrijding past binnen het bestaand beleid. Gezien de marginale omvang van de overschrijding wordt deze niet toegelicht. | √ | |
Programma 3 (totaal € 82.000) | De overschrijdingen passen binnen het bestaand beleid. Oorzaken zijn:
| √ | |
Programma 4 (totaal € 11.000) | De overschrijding past binnen het bestaand beleid. Gezien de marginale omvang van de overschrijding wordt deze niet toegelicht. | √ | |
Programma 7 (totaal € 301.000) | De overschrijding past binnen het bestaand beleid. Het betreft met name de overschrijding op zorgkosten jeugd. Uitvoering van deze regeling ligt bij de BVO. Deze overschrijding is vanwege het open karakter van de regeling niet eerder geconstateerd. | √ | |
Programma 8 (totaal € 12.000) | De overschrijding past binnen het bestaand beleid. Gezien de marginale omvang van de overschrijding wordt deze niet toegelicht. | √ | |
Programma 9 (totaal | De overschrijding past binnen het bestaand beleid. Het betreft de winstneming op de grondexploitatie. Deze wordt toegevoegd aan de reserve grondexploitaties. | √ | |
Rechtmatigheid investeringen | |||
Overschrijdingen investeringen | Kredietafwijkingen ( zie ook de kredietverslagen) | Onrechtmatig, telt niet mee in het oordeel | Onrechtmatig, telt wel mee in het oordeel |
Gemeentelijk verkeers- en vervoerplan 2015 € 528 | De overschrijding past binnen het bestaand beleid en is in de 2e bestuursrapportage opgenomen en daarmee door de raad vastgesteld. | √ | |
ICT verv. servers. thin-clients, netwerkcomp. | De overschrijding past binnen het bestaand beleid en is in de 2e bestuursrapportage opgenomen en daarmee door de raad vastgesteld. | √ | |
VW-Krafter | De overschrijding past binnen het bestaand beleid en is in de 2e bestuursrapportage opgenomen en daarmee door de raad vastgesteld. | √ | |
Ford Transit | De overschrijding past binnen het bestaand beleid en is in de 2e bestuursrapportage opgenomen en daarmee door de raad vastgesteld. | √ | |
Draadloos netwerk (wifi) | De overschrijding past binnen het bestaand beleid en is in de 2e bestuursrapportage opgenomen en daarmee door de raad vastgesteld. | √ | |
Iseki tractor begraafplaats Welsum € 9.035 | De overschrijding past binnen het bestaand beleid en is in de 2e bestuursrapportage opgenomen en daarmee door de raad vastgesteld. | √ | |
Schaftwagens langzaam verkeer € 2.435 | De overschrijding past binnen het bestaand beleid en is in de 2e bestuursrapportage opgenomen en daarmee door de raad vastgesteld. | √ | |
Voertuig WSW | De overschrijding past binnen het bestaand beleid en is in de 2e bestuursrapportage opgenomen en daarmee door de raad vastgesteld. | √ | |
Minigraafmachine € 4.874 | De overschrijding past binnen het bestaand beleid en is in de 2e bestuursrapportage opgenomen en daarmee door de raad vastgesteld. | √ | |
I-burgerzaken | De overschrijding past binnen het bestaand beleid. Ten behoeve van de inrichting van I-burgerzaken is voor 2018 een krediet beschikbaar gesteld. In verband met gelijktijdige installatie met andere gemeenten is de implementatie vervroegd naar 2017. | √ | |
Renovatie openbare verlichting € 293 | De overschrijding past binnen het bestaand beleid. Gezien de marginale omvang van de overschrijding wordt deze niet toegelicht. | √ | |
Herinrichten / opwaarderen woonomgeving | De overschrijding past binnen het bestaand beleid. De incidentele afwijking wordt voornamelijk veroorzaakt door nog niet ontvangen baten voor het opwaarderen van de woonlocatie Strenkhaarsweg en het op een ander product boeken van het budget voor inhuur van personeel in verband met ziekte. | √ | |
Nieuwe ontwikkelingen GRP € 18.894 | De overschrijding past binnen het bestaand beleid. Tegenover de investeringen in nieuwe ontwikkelingen GRP staat een onttrekking aan de voorziening riolering. | √ |